Politique de confidentialité
1. Introduction
La présente Politique de confidentialité explique comment K9 Share (« K9 Share », « nous ») traite les données à caractère personnel dans le cadre du service de partage de fichiers et d’édition de documents K9 Share (le « Service ») et de ce site web.
Elle s’applique aux organisations abonnées au Service (les « Clients »), aux personnes que les Clients autorisent à l’utiliser (les « Utilisateurs », y compris les invités) et aux visiteurs de ce site. Nous traitons les données à caractère personnel conformément aux lois des Émirats arabes unis, y compris le décret-loi fédéral n° 45 de 2021 relatif à la protection des données personnelles, le cas échéant.
2. Notre rôle : responsable du traitement et sous-traitant
Contenu du Client. Chaque Client décide des fichiers, documents et autres contenus qu’il stocke dans le Service et des personnes autorisées à y accéder. Pour ce contenu (le « Contenu du Client »), le Client est le responsable du traitement et K9 Share agit en qualité de sous-traitant : nous ne le traitons que pour le compte du Client et conformément à ses instructions documentées, données par l’intermédiaire du Service et de l’accord conclu entre nous. Toute question sur l’utilisation du Contenu du Client au sein d’une organisation doit être adressée à cette organisation.
Données de compte, techniques et de sécurité. Pour les données de compte, les journaux techniques et les journaux de sécurité et d’audit décrits ci-dessous, K9 Share détermine les finalités et les moyens du traitement dans la mesure nécessaire pour fournir, sécuriser et assister le Service, et agit en qualité de responsable du traitement de ces données.
Site web. Pour les informations limitées que nous recevons lorsque vous nous contactez, K9 Share est responsable du traitement.
3. Informations que nous collectons
Nous collectons et traitons les catégories d’informations suivantes :
- Données de compte : nom, adresse e-mail, nom d’utilisateur, appartenance à des groupes, rôle, langue préférée et paramètres d’authentification (y compris l’enrôlement à l’authentification à deux facteurs) des Utilisateurs créés par le Client.
- Contenu du Client : fichiers, documents, dossiers, commentaires, versions, liens partagés, enregistrements d’approbation et de signature, ainsi que le texte extrait des documents numérisés pour la recherche, tels que téléversés ou créés par les Utilisateurs.
- Journaux techniques : adresse IP, type de navigateur et d’appareil, horodatage des requêtes et informations d’erreur générés lors de l’utilisation du Service.
- Journaux de sécurité et d’audit : enregistrements des connexions, des tentatives de connexion échouées, des activités de partage, des actions d’administration et des résultats des analyses antivirus.
- Demandes : les informations que vous choisissez de nous transmettre lorsque vous écrivez à support@elitevad.com, telles que votre nom, votre organisation et votre message.
Nous ne collectons pas sciemment de catégories particulières de données à caractère personnel pour nos propres besoins. Les Clients sont responsables du contenu qu’ils choisissent de stocker dans le Service.
4. Comment et pourquoi nous utilisons les informations
Nous utilisons les données à caractère personnel uniquement aux fins suivantes :
- fournir, exploiter et maintenir le Service, y compris l’authentification, le stockage, le partage, la co-édition, la reconnaissance optique de caractères et la recherche dans le Contenu du Client ;
- protéger le Service et ses Utilisateurs, notamment par l’analyse antivirus des fichiers téléversés, le blocage des fichiers exécutables, la détection et la prévention des accès non autorisés et des abus, et la tenue de journaux d’audit ;
- assurer l’assistance et répondre aux demandes, y compris les demandes de démonstration ;
- gérer notre relation avec les Clients, notamment l’administration des comptes et les avis relatifs au Service ; et
- respecter nos obligations légales et constater, exercer ou défendre des droits en justice.
Nous n’utilisons pas le Contenu du Client pour établir des profils ni à des fins publicitaires.
5. Bases juridiques
Lorsque la loi exige une base juridique pour le traitement, nous nous appuyons sur l’une ou plusieurs des bases suivantes :
- Exécution d’un contrat : traitement nécessaire pour fournir le Service au Client en vertu de notre accord et pour prendre des mesures à la demande d’un Client potentiel avant la conclusion d’un accord ;
- Intérêts légitimes : traitement nécessaire pour assurer la sécurité du Service, prévenir la fraude et les usages abusifs et maintenir un fonctionnement fiable, lorsque ces intérêts ne prévalent pas sur les droits des personnes concernées ;
- Obligation légale : traitement nécessaire au respect de la loi applicable ou d’une décision valable d’une autorité compétente ; et
- Consentement : lorsque nous le demandons et qu’il constitue la base appropriée ; vous pouvez le retirer à tout moment.
Pour le Contenu du Client, il appartient au Client d’établir la base juridique de son propre traitement.
6. Aucune vente de données, aucun traceur publicitaire ou d’analyse
Nous ne vendons pas de données à caractère personnel et ne les partageons pas à des fins publicitaires. Ce site et le Service ne contiennent ni traceurs publicitaires ni outils d’analyse tiers. Le Service est entièrement auto-hébergé et ne dépend d’aucun service tiers pour fonctionner : les données à caractère personnel ne sont donc pas transmises à des prestataires extérieurs pour traitement.
Nous ne communiquons de données à caractère personnel qu’aux Utilisateurs et administrateurs du Client concerné, aux membres de notre personnel qui doivent y accéder pour assurer l’assistance, et lorsque la loi l’exige.
8. Conservation
Nous ne conservons les données à caractère personnel que le temps nécessaire aux finalités décrites dans la présente politique :
- Le Contenu du Client est conservé aussi longtemps que le Client le maintient dans le Service, sous réserve des politiques de conservation qu’il configure, de l’historique des versions et des paramètres de récupération depuis la corbeille. Les éléments supprimés peuvent rester récupérables dans la corbeille jusqu’à ce qu’elle soit vidée ou que ces éléments expirent selon les paramètres du Client.
- Les données de compte sont conservées tant que le compte de l’Utilisateur existe et sont supprimées lorsque le Client supprime le compte ou que l’accord prend fin.
- Les journaux techniques, de sécurité et d’audit sont conservés aussi longtemps que raisonnablement nécessaire à la sécurité, au dépannage et à la traçabilité, puis supprimés ou anonymisés.
- Les demandes sont conservées le temps nécessaire pour y répondre et garder une trace de nos échanges.
À la fin d’un accord, nous mettons le Contenu du Client à la disposition du Client pour export pendant la période prévue par l’accord, puis nous le supprimons, sauf si la loi nous impose de le conserver.
9. Sécurité
Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque. Elles comprennent :
- l’analyse antivirus de chaque fichier téléversé et le blocage des fichiers exécutables ;
- l’authentification à deux facteurs par applications d’authentification et clés de sécurité ;
- une politique de mots de passe et une protection contre les attaques par force brute à la connexion ;
- des liens publics protégés par mot de passe par défaut, avec une expiration par défaut de 30 jours ;
- le partage avec des utilisateurs et groupes internes ou par lien public, et la tenue de journaux d’audit des activités ; et
- l’hébergement dans un centre de données contrôlé à Dubaï (Émirats arabes unis), sur une plateforme auto-hébergée.
Aucun système ne peut être garanti comme totalement sûr. Si nous avons connaissance d’une violation de données à caractère personnel affectant le Contenu du Client, nous en informerons le Client dans les meilleurs délais afin qu’il puisse remplir ses propres obligations.
10. Vos droits
Sous réserve de la loi applicable, toute personne a le droit de demander l’accès à ses données à caractère personnel, la rectification des données inexactes et leur effacement, de demander la limitation de certains traitements ou de s’y opposer, de demander la portabilité des données qu’elle a fournies et de retirer son consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci. Elle peut également introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection des données compétente.
Si vos données à caractère personnel figurent dans le Contenu du Client, veuillez vous adresser à l’organisation qui vous fournit votre compte, car elle en est le responsable du traitement ; nous l’aiderons à répondre à votre demande. Pour les données dont nous sommes responsable du traitement, écrivez à support@elitevad.com. Nous pouvons être amenés à vérifier votre identité avant de donner suite à une demande, et nous répondrons dans le délai prévu par la loi.
11. Transferts internationaux
Le Service est hébergé à Dubaï (Émirats arabes unis), et le Contenu du Client, les données de compte et les journaux sont stockés et traités aux Émirats arabes unis. Nous ne transférons pas de données à caractère personnel hors des Émirats arabes unis. Si cela devait changer, nous mettrions à jour la présente politique et, lorsque la loi l’exige, mettrions en place les garanties requises avant tout transfert.
12. Enfants
Le Service s’adresse aux organisations et à leurs Utilisateurs autorisés et ne cible pas les enfants. Nous ne collectons pas sciemment de données à caractère personnel auprès d’enfants pour nos propres besoins. Si vous pensez qu’un enfant nous a communiqué des données à caractère personnel, veuillez nous contacter afin que nous prenions les mesures appropriées pour les supprimer.
13. Modifications de la présente politique
Nous pouvons mettre à jour la présente politique de temps à autre pour tenir compte de l’évolution du Service ou de la loi. La date d’entrée en vigueur indiquée en haut de cette page correspond à la dernière mise à jour. En cas de modification importante, nous en informerons les Clients dans un délai raisonnable.
14. Contact
Pour toute question relative à la présente politique ou à la manière dont nous traitons les données à caractère personnel, contactez K9 Share à l’adresse support@elitevad.com.